Een inwerkprogramma maken
De meeste bedrijven hebben geen inwerkprogramma omdat het aanvoelt als een project van weken. Dat hoeft het niet te zijn. Voor één functie is het een middag werk, en die middag krijg je bij de tweede nieuwe medewerker al terug.
Een inwerkprogramma maak je door te beginnen bij één functie en op te schrijven wat iemand na vier weken moet kunnen. Haal de onderwerpen op bij de collega die het inwerken doet en bij de laatste nieuwe medewerker, verdeel ze over vier momenten, en zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij.
De zes stappen
Begin bij één functie
Niet bij het hele bedrijf. Kies de functie die je het vaakst invult, want daar verdien je het werk het snelst terug. De rest komt later, met hetzelfde stramien.
Schrijf op wat iemand na vier weken moet kunnen
Concreet, in werkwoorden. Niet “kent het kassasysteem” maar “slaat een bestelling aan, splitst een rekening en corrigeert een fout”. Dit is het einddoel waar de rest naartoe werkt.
Haal de onderwerpen uit de praktijk
Vraag de collega die het meestal doet wat hij altijd uitlegt, en vraag de laatste nieuwe medewerker wat hij miste. Die twee lijstjes samen zijn je inhoudsopgave, en ze zijn beter dan wat je achter je bureau bedenkt.
Verdeel over vier momenten
Voor de eerste dag, dag één, week één en de eerste maand. Zonder verdeling belandt alles op de eerste dag, en dan onthoudt niemand iets.
Zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij
Wie doet het, en waaraan zie je dat het gelukt is. Zonder naam gebeurt het niet, zonder eindpunt weet je niet of het is blijven hangen.
Leg het vast op een plek waar iedereen erbij kan
Een document in de map van de leidinggevende is geen inwerkprogramma. Het moet te openen zijn door de collega die de begeleiding doet, en liefst door de nieuwe medewerker zelf.
Wat erin hoort
Praktisch
- Waar en hoe laat melden, bij wie, wat meenemen.
- Kleding, sleutels, pas, accounts en telefoonnummers.
- Werktijden, pauzes, ziekmelden en verlof aanvragen.
Het werk zelf
- De kerntaken van de functie, in de volgorde waarin ze aan bod komen.
- De systemen die gebruikt worden, met de handelingen die er echt toe doen.
- De uitzonderingen: wat doe je als het misgaat, en wie bel je dan.
Regels en veiligheid
- Wat wettelijk verplicht is voor jouw sector, van allergenen tot machineveiligheid.
- Huisregels en hoe jullie met klanten of cliënten omgaan.
- Privacy en wat er wel en niet gedeeld wordt.
Contact en opvolging
- Wie de vaste begeleider is en wanneer die bereikbaar is.
- Een kort gesprek eind week één en eind maand één.
- Waar iemand terecht kan met vragen die hij liever niet aan zijn buddy stelt.
Hoe je het bijhoudt
Een inwerkprogramma veroudert stil. Er komt een nieuw kassasysteem, een regel verandert, en niemand denkt eraan het document te openen. Loop het daarom na elke nieuwe medewerker vijf minuten door met de vraag: wat vroeg hij wat er niet in stond, en wat klopt er niet meer. Twee aanpassingen per keer houdt het bruikbaar.
Wil je het praktische deel meteen invullen, gebruik dan het inwerkschema met lege template. Zoek je een uitgewerkt voorbeeld voor jouw functie, kijk dan bij de gidsen per functie.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een inwerkprogramma?
Begin bij één functie en schrijf op wat iemand na vier weken moet kunnen. Haal de onderwerpen op bij de collega die het inwerken meestal doet en bij de laatste nieuwe medewerker. Verdeel die onderwerpen over vier momenten, zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij, en leg het vast op een plek waar iedereen erbij kan.
Wat hoort er in een inwerkprogramma?
Vier blokken: het praktische (melden, kleding, accounts, ziekmelden), het werk zelf (kerntaken, systemen, uitzonderingen), de regels en veiligheid die voor jouw sector gelden, en de opvolging (wie begeleidt, welke gesprekken, waar kun je terecht met vragen).
Wat is het verschil tussen een inwerkprogramma en een inwerkschema?
Het programma is het geheel: wat iemand leert, in welke volgorde en waarom. Het schema is het praktische overzicht daarvan, meestal een tabel met onderwerp, wanneer, wie en klaar wanneer. In kleine bedrijven is dat schema in de praktijk het hele programma, en dat is prima.
Hoe lang moet een inwerkprogramma zijn?
Kort genoeg om gebruikt te worden. Eén A4 per fase is een goede grens. Een programma van tien pagina’s wordt bij de eerste drukke week terzijde gelegd en daarna nooit meer geopend.
Hoe houd je een inwerkprogramma actueel?
Loop het na elke nieuwe medewerker vijf minuten door: wat vroeg hij wat er niet in stond, en wat stond erin dat niet meer klopt. Twee aanpassingen per keer houdt het levend, een jaarlijkse grote herziening gebeurt in de praktijk nooit.
Het schrijfwerk overslaan
Het bedenken van de inhoud is jouw werk, het opschrijven hoeft dat niet te zijn. Met OnboardAI beschrijf je in een paar zinnen hoe het werk bij jullie gaat, en krijg je een module met uitleg, quiz en video die nieuwe mensen op hun telefoon doorlopen.