Een inwerkprogramma maken
De meeste bedrijven hebben geen inwerkprogramma omdat het aanvoelt als een project van weken. Dat hoeft het niet te zijn. Voor één functie is het een middag werk, en die middag krijg je bij de tweede nieuwe medewerker al terug.
Een inwerkprogramma maak je door te beginnen bij één functie en op te schrijven wat iemand na vier weken moet kunnen. Haal de onderwerpen op bij de collega die het inwerken doet en bij de laatste nieuwe medewerker, verdeel ze over vier momenten, en zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij.
De zes stappen
Begin bij één functie
Niet bij het hele bedrijf. Kies de functie die je het vaakst invult, want daar verdien je het werk het snelst terug. De rest komt later, met hetzelfde stramien.
Schrijf op wat iemand na vier weken moet kunnen
Concreet, in werkwoorden. Niet “kent het kassasysteem” maar “slaat een bestelling aan, splitst een rekening en corrigeert een fout”. Dit is het einddoel waar de rest naartoe werkt.
Haal de onderwerpen uit de praktijk
Vraag de collega die het meestal doet wat hij altijd uitlegt, en vraag de laatste nieuwe medewerker wat hij miste. Die twee lijstjes samen zijn je inhoudsopgave, en ze zijn beter dan wat je achter je bureau bedenkt.
Verdeel over vier momenten
Voor de eerste dag, dag één, week één en de eerste maand. Zonder verdeling belandt alles op de eerste dag, en dan onthoudt niemand iets.
Zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij
Wie doet het, en waaraan zie je dat het gelukt is. Zonder naam gebeurt het niet, zonder eindpunt weet je niet of het is blijven hangen.
Leg het vast op een plek waar iedereen erbij kan
Een document in de map van de leidinggevende is geen inwerkprogramma. Het moet te openen zijn door de collega die de begeleiding doet, en liefst door de nieuwe medewerker zelf.
Wat erin hoort
Praktisch
- Waar en hoe laat melden, bij wie, wat meenemen.
- Kleding, sleutels, pas, accounts en telefoonnummers.
- Werktijden, pauzes, ziekmelden en verlof aanvragen.
Het werk zelf
- De kerntaken van de functie, in de volgorde waarin ze aan bod komen.
- De systemen die gebruikt worden, met de handelingen die er echt toe doen.
- De uitzonderingen: wat doe je als het misgaat, en wie bel je dan.
Regels en veiligheid
- Wat wettelijk verplicht is voor jouw sector, van allergenen tot machineveiligheid.
- Huisregels en hoe jullie met klanten of cliënten omgaan.
- Privacy en wat er wel en niet gedeeld wordt.
Contact en opvolging
- Wie de vaste begeleider is en wanneer die bereikbaar is.
- Een kort gesprek eind week één en eind maand één.
- Waar iemand terecht kan met vragen die hij liever niet aan zijn buddy stelt.
Hoe je het bijhoudt
Een inwerkprogramma veroudert stil. Er komt een nieuw kassasysteem, een regel verandert, en niemand denkt eraan het document te openen. Loop het daarom na elke nieuwe medewerker vijf minuten door met de vraag: wat vroeg hij wat er niet in stond, en wat klopt er niet meer. Twee aanpassingen per keer houdt het bruikbaar.
Wil je het praktische deel meteen invullen, gebruik dan het inwerkschema met lege template. Zoek je een uitgewerkt voorbeeld voor jouw functie, kijk dan bij de gidsen per functie.
Voorbeeld inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker
Zo ziet het eruit als je de zes stappen hierboven uitvoert voor een functie die je vaak invult. Vier weken, elk met een eigen doel. Pas de onderwerpen aan, maar houd de opbouw: van klein en begeleid naar zelfstandig en beoordeeld.
Week 1: meekijken en één taak zelf doen
Praktische zaken op dag één: melden, kleding, sleutels, ziekmelden, wie je leidinggevende is. Daarna meteen het echte werk, maar klein gehouden. Aan het eind van de week heeft hij één taak volledig zelfstandig gedaan, van begin tot eind. Dat werkt beter dan vijf dagen meelopen, want meekijken voelt als leren terwijl het dat nauwelijks is.
Week 2: de systemen en de uitzonderingen die vaak voorkomen
Nu pas de kassa, het dossier of het scanprogramma, want dan is duidelijk waar die voor dienen. Erbij: de drie situaties die bij jullie het vaakst misgaan. Wie weet wat hij doet bij een storing, een klacht of een leverancier die te vroeg komt, hoeft daarvoor niemand meer te roepen.
Week 3: zelfstandig draaien met iemand op afstand
Hij werkt alleen, met een vaste collega die bereikbaar is maar niet meekijkt. Noteer deze week wat hij alsnog moest vragen. Dat lijstje is het beste materiaal dat je hebt om het programma te verbeteren, en het kost je niets om bij te houden.
Week 4: evaluatie met voorbeelden, geen rapportcijfers
Een gesprek van een half uur over wat goed ging en wat niet, met concrete situaties uit de afgelopen weken. Leg twee of drie afspraken vast en zet erbij wanneer je ze terugkijkt. Zonder dat laatste wordt het een vriendelijk gesprek zonder vervolg.
Wat per branche anders is
De vier fases gelden overal, de onderwerpen erachter niet. Een inwerkprogramma voor de horeca gaat over de kaart, de kassa en de vrijdagavond; in de zorg over protocollen en de vraag wie bevoegd en bekwaam is; in de logistiek over veiligheid die je bij een controle moet kunnen aantonen; in de retail over derving, kassaverschillen en openen en sluiten.
Veelgestelde vragen
Hoe maak je een inwerkprogramma?
Begin bij één functie en schrijf op wat iemand na vier weken moet kunnen. Haal de onderwerpen op bij de collega die het inwerken meestal doet en bij de laatste nieuwe medewerker. Verdeel die onderwerpen over vier momenten, zet er per onderdeel een naam en een eindpunt bij, en leg het vast op een plek waar iedereen erbij kan.
Wat hoort er in een inwerkprogramma?
Vier blokken: het praktische (melden, kleding, accounts, ziekmelden), het werk zelf (kerntaken, systemen, uitzonderingen), de regels en veiligheid die voor jouw sector gelden, en de opvolging (wie begeleidt, welke gesprekken, waar kun je terecht met vragen).
Wat is het verschil tussen een inwerkprogramma en een inwerkschema?
Het programma is het geheel: wat iemand leert, in welke volgorde en waarom. Het schema is het praktische overzicht daarvan, meestal een tabel met onderwerp, wanneer, wie en klaar wanneer. In kleine bedrijven is dat schema in de praktijk het hele programma, en dat is prima.
Hoe lang moet een inwerkprogramma zijn?
Kort genoeg om gebruikt te worden. Eén A4 per fase is een goede grens. Een programma van tien pagina’s wordt bij de eerste drukke week terzijde gelegd en daarna nooit meer geopend.
Hoe houd je een inwerkprogramma actueel?
Loop het na elke nieuwe medewerker vijf minuten door: wat vroeg hij wat er niet in stond, en wat stond erin dat niet meer klopt. Twee aanpassingen per keer houdt het levend, een jaarlijkse grote herziening gebeurt in de praktijk nooit.
Heb je een voorbeeld van een inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker?
Hierboven staat een uitgewerkt voorbeeld over vier weken: week één meekijken en één taak zelf doen, week twee de systemen en de veelvoorkomende uitzonderingen, week drie zelfstandig draaien met iemand op afstand, week vier een evaluatie met concrete situaties. Voor een ingevuld voorbeeld per functie staan er zeventien gidsen op deze site, van kelner tot magazijnmedewerker.
Hoe maak je een origineel inwerkprogramma?
Origineel zit niet in een speelse vorm maar in de inhoud. Een programma dat de echte eigenaardigheden van jouw bedrijf behandelt, is per definitie uniek: welke klant geen sleutel afgeeft, waarom er op dinsdag geteld wordt, welke fout nieuwe mensen hier altijd maken. Wat wel helpt aan vorm: laat de nieuwe medewerker in week één één ding verbeteren of opschrijven dat hem opviel. Dat levert frisse blikken op en hij voelt zich serieus genomen.
Verschilt een inwerkprogramma per branche?
De opzet niet, de inhoud wel. In de horeca draait het om de kaart, de kassa en de drukte op vrijdagavond. In de zorg om protocollen, meldcode en de vraag wie er bevoegd en bekwaam is. In de logistiek om veiligheid en aantoonbare instructie op het eigen terrein. In de schoonmaak om de instructie per object en de taal van de medewerker. Dezelfde vier fases, andere onderwerpen.
Het schrijfwerk overslaan
Het bedenken van de inhoud is jouw werk, het opschrijven hoeft dat niet te zijn. Met OnboardAI beschrijf je in een paar zinnen hoe het werk bij jullie gaat, en krijg je een module met uitleg, quiz en video die nieuwe mensen op hun telefoon doorlopen.