Een inwerkprogramma maken met AI
Het grootste obstakel bij inwerken is zelden dat mensen niet weten wat er moet gebeuren. Het is dat niemand tijd heeft om het op te schrijven. Precies dat deel kan AI overnemen, mits je weet wat je wel en niet uit handen geeft.
Een inwerkprogramma met AI maken werkt in vier stappen: je beschrijft de functie en je werkwijze, de AI schrijft daar een module van met uitleg en controlevragen, jij leest hem na en vult aan waar nodig, en je zet er je eigen huisstijl op. Het schrijfwerk gaat van uren naar minuten, de inhoudelijke keuzes blijven bij jou.
Hoe het in de praktijk gaat
Je beschrijft de functie en je bedrijf
Een paar zinnen volstaat: wat voor bedrijf, welke functie, welke systemen worden gebruikt en wat iemand in de eerste weken moet kunnen. Hoe concreter je bent, hoe minder je achteraf hoeft te corrigeren.
De AI schrijft een concept
Daaruit komt een module met onderdelen, uitleg per onderdeel en vragen om te controleren of het is blijven hangen. Dat is het schrijfwerk waar anders een avond in gaat zitten.
Jij leest na en stuurt bij
De module volgt wat jij hebt aangeleverd, dus hoe concreter je beschrijving, hoe minder er te corrigeren valt. Lees het toch even door: jij bent de enige die weet of een uitzondering ontbreekt of een afspraak net anders ligt.
Je zet er je eigen merk op
Logo, kleuren en lettertype van je bedrijf, zodat het aanvoelt als materiaal van de zaak en niet als een algemene cursus van internet.
Wat de AI doet en wat jij aanlevert
Wat de AI voor je doet
- Structuur aanbrengen: een losse verzameling weetjes omzetten in een logische volgorde.
- Het schrijfwerk: uitleg formuleren die leesbaar is voor iemand die het nog niet weet.
- Vragen bedenken om te controleren of iemand de stof begrepen heeft.
- Vertalen naar andere talen, wat bij internationale teams veel tijd scheelt.
Waar jouw inbreng nodig blijft
- Jouw eigen protocollen en afspraken. Die kent niemand van buiten, dus die geef je mee. Hoe specifieker je ze beschrijft, hoe scherper de module ze overneemt.
- De laatste controle op wettelijke onderwerpen zoals allergenen, medicatie of machineveiligheid. Dat geldt net zo goed voor materiaal dat je zelf schrijft: het hoort langs iemand die er verantwoordelijk voor is.
- De praktijk zelf. Handelingen leer je door ze te doen met iemand ernaast. De module zorgt dat iemand de theorie al binnen heeft als hij begint.
- De cultuur van je bedrijf. Hoe jullie met elkaar en met klanten omgaan, breng je zelf over.
Hoe je een scherpe module krijgt
De kwaliteit van de module staat of valt met wat je erin stopt. Zet je er “kelner in een restaurant” in, dan krijg je een algemeen verhaal over gastvrijheid terug. Zet je erin dat jullie met tafelnummers werken, dat de bar tot elf uur doorschenkt en dat de keuken om kwart voor tien de laatste bestelling wil, dan staat dat er ook zo in.
Loop de module daarna één keer door voordat je hem uitzet. Dat is dezelfde controle die je doet bij een tekst die een collega voor je schrijft: klopt de volgorde, staan de uitzonderingen erin, en is er niets blijven hangen uit hoe het vorig jaar ging. Alles wat wettelijk vastligt laat je nakijken door degene die daar verantwoordelijk voor is. Daarna kun je hem jarenlang gebruiken en alleen bijwerken wat verandert.
Veelgestelde vragen
Kun je een inwerkprogramma maken met AI?
Ja. Je beschrijft de functie en de werkwijze van je bedrijf, en de AI schrijft daar een module van met uitleg en controlevragen. Het schrijfwerk gaat daarmee van een paar uur naar een paar minuten. Hoe concreter je beschrijft hoe het bij jullie werkt, hoe preciezer de module wordt; de inhoudelijke keuzes blijven bij jou.
Is AI-gemaakt inwerkmateriaal betrouwbaar?
De module wordt gebouwd op wat jij aanlevert, dus hij is zo precies als jouw beschrijving. Geef je een vage omschrijving, dan krijg je een algemeen verhaal terug; beschrijf je concreet hoe het bij jullie gaat, dan staat dat er ook zo in. Lees het altijd één keer na voordat je hem uitzet, net als bij materiaal dat een collega voor je schrijft.
Wat is het verschil met zelf een e-learning maken?
Bij de meeste leerplatforms krijg je gereedschap en schrijf je de inhoud zelf. Met AI krijg je een ingevulde eerste versie die je aanpast. Voor bedrijven zonder opleidingsafdeling scheelt dat precies de stap waar het meestal op vastloopt.
Kan AI ook video maken voor het inwerken?
Ja, met een digitale presentator die de uitleg voordraagt. Dat werkt goed voor de vaste, uitlegbare onderdelen. Voor het tonen van handelingen op jouw werkvloer blijft een eigen opname beter, omdat je dan je eigen apparatuur en ruimte laat zien.
Wat kost het maken van een module met AI?
Bij OnboardAI zit het in het abonnement vanaf 39 euro per maand, met een gratis plan om te proberen. Het maken van een module kost daarnaast credits, afhankelijk van of er video in zit.
Zelf een module maken
Je kunt het gratis uitproberen voor één functie. Beschrijf in een paar zinnen wat iemand moet leren, bekijk wat eruit komt en beoordeel zelf of het klopt voor jouw zaak.
Verder lezen: het stappenplan voor personeel inwerken, of onboarding software vergelijken.