Inwerkschema maken: voorbeeld en opzet
De meeste bedrijven werken mensen in zonder schema. Dat gaat goed zolang dezelfde persoon het doet en het rustig is. Zodra een van die twee wegvalt, krijgt de nieuwe medewerker een half verhaal.
Een inwerkschema bevat per onderwerp vier dingen: wat er behandeld wordt, wanneer dat gebeurt, wie het doet en waaraan je ziet dat het gelukt is. Verdeel de onderwerpen over vier fases: voor de eerste dag, dag één, week één en de eerste maand. Houd het op één A4 per fase, anders wordt het niet gebruikt.
Download het sjabloon
Een leeg sjabloon voor het inwerken van medewerkers, twee pagina's: de vier fases met tabellen om in te vullen, en een korte uitleg per kolom. Geen aanmelding nodig, gebruiken en aanpassen mag.
De vier kolommen
Onderwerp
Wat wordt er behandeld. Houd het concreet: 'kassa: bestelling aanslaan en afrekenen', niet 'kassasysteem'.
Wanneer
Dag 1, week 1, week 2 of maand 1. Zonder moment blijft alles op de eerste dag hangen.
Wie
De naam van de collega die het doet. 'Iemand van het team' betekent in de praktijk niemand.
Klaar wanneer
Waaraan zie je dat het gelukt is. Dit wordt het vaakst vergeten, terwijl je zonder dit niet weet of iemand het echt begrepen heeft.
Voorbeeld inwerkschema
Dit voorbeeld werkt voor de meeste uitvoerende functies. Vervang de onderwerpen door wat bij jouw werk hoort en houd de fases aan.
Voor de eerste dag
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Praktische info sturen | 1 week vooraf | Leidinggevende | Bevestiging ontvangen |
| Account, kleding en toegang regelen | 2 dagen vooraf | Leidinggevende | Ligt klaar |
Dag 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Rondleiding en voorstellen | Ochtend | Buddy | Kent de ruimtes en het team |
| Huisregels en veiligheid | Ochtend | Buddy | Kan navertellen wat te doen bij ziekte |
| Eén taak zelfstandig uitvoeren | Middag | Buddy | Heeft de taak alleen afgerond |
Week 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Systemen: kassa of dossier | Dag 2 tot 3 | Buddy | Voert een handeling zelf uit |
| Kerntaken van de functie | Dag 3 tot 5 | Buddy | Draait mee zonder overname |
| Kort evaluatiegesprek | Eind week 1 | Leidinggevende | Gesprek gevoerd, punten genoteerd |
Maand 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Zelfstandig draaien | Week 2 tot 3 | Buddy op afstand | Werkt een dienst alleen |
| Uitzonderingen en storingen | Week 3 | Leidinggevende | Weet wie te bellen |
| Evaluatie met voorbeelden | Eind maand 1 | Leidinggevende | Afspraken vastgelegd |
Per functie uitgewerkt
Voor de meeste functies staat het schema al ingevuld, inclusief de fouten die in dat werk het vaakst gemaakt worden.
Het sjabloon invullen voor jouw bedrijf
Een sjabloon voor het inwerken van medewerkers is een startpunt, geen eindproduct. De onderwerpen hierboven kloppen voor bijna elk bedrijf, maar de inhoud erachter is overal anders. Drie dingen bepalen of het schema in de praktijk gebruikt wordt.
Vul het per functie in, niet per bedrijf. Een schoonmaker op een kantoorpand leert in week één andere dingen dan een medewerker bediening, ook al werken ze bij dezelfde werkgever. Eén schema voor iedereen wordt zo algemeen dat niemand er iets aan heeft.
Zet er de dingen in die bij jullie anders gaan dan elders. Dat is het deel dat een nieuwe medewerker nergens kan opzoeken: welke klant geen sleutel wil afgeven, waarom de voorraad op dinsdag wordt geteld, wie je belt als het alarm afgaat. De standaardzaken kent iemand met ervaring al.
Vul de kolom "klaar wanneer" echt in. Dat is de kolom die het vaakst leeg blijft, terwijl die het verschil maakt tussen uitgelegd en begrepen. Zonder eindpunt weet je aan het eind van de week alleen dat er over gesproken is.
Veelgestelde vragen
Wat is een inwerkschema?
Een inwerkschema is een overzicht van wat een nieuwe medewerker wanneer leert, wie het uitlegt en waaraan je ziet dat het gelukt is. Het verschil met een inwerkprogramma is klein: een schema is meestal het praktische overzicht per week, een programma omvat ook de bredere kennismaking met het bedrijf.
Wat zet je in een inwerkschema?
Per onderwerp vier dingen: wat er behandeld wordt, wanneer dat gebeurt, wie het doet en waaraan je merkt dat het is gelukt. Begin bij de praktische zaken voor de eerste dag en werk toe naar de uitzonderingen die pas na een paar weken aan bod komen.
Hoe lang moet een inwerkschema zijn?
Kort genoeg om echt te gebruiken. Eén A4 per fase werkt in de praktijk beter dan een document van tien pagina's, want dat laatste wordt niet gelezen. Werk je met seizoenskrachten, maak dan een verkorte versie die alleen de eerste week dekt.
Wie stelt het inwerkschema op?
Meestal de leidinggevende, samen met de collega die het inwerken in de praktijk doet. Die laatste weet het beste waar nieuwe mensen op vastlopen, en dat zijn precies de punten die in het schema horen.
Is er een sjabloon voor het inwerken van medewerkers?
Bovenaan deze pagina staat een leeg sjabloon in Word en pdf, met de vier fases en per fase een tabel met onderwerp, wanneer, wie en klaar wanneer. Je hoeft je niet aan te melden en je mag het aanpassen aan je eigen bedrijf. Vul het in per functie, niet per bedrijf: een kok en een gastheer leren in dezelfde week heel andere dingen.
Wat is het verschil tussen een inwerkschema, een inwerkmap en een inwerkprocedure?
Het schema is de planning: wie leert wat, wanneer. De inwerkmap is het materiaal waar iemand naar kan teruggrijpen, dus de werkinstructies, huisregels en handleidingen. De inwerkprocedure is de afspraak binnen het bedrijf over hoe het inwerken hoort te verlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Veel kleine bedrijven hebben alleen het schema, en dat werkt prima zolang het materiaal ergens terug te vinden is.
Hoe pas je het sjabloon aan voor een seizoenskracht?
Schrap alles wat pas na vier weken relevant wordt en houd de eerste twee fases over. Een vakantiekracht die zes weken blijft, hoeft niet te leren hoe de jaarafsluiting werkt. Zet in plaats daarvan extra gewicht op de eerste dag, want daar zit bij korte contracten het meeste rendement.
Van schema naar iets dat mensen echt doorlopen
Een schema op papier vertelt jou wat er moet gebeuren, maar de nieuwe medewerker leest het meestal niet. Met OnboardAI zet je hetzelfde schema om in een module met uitleg, quiz en video die hij op zijn telefoon doorloopt, en zie je wie wat heeft gedaan.