Inwerkschema maken: voorbeeld en opzet
De meeste bedrijven werken mensen in zonder schema. Dat gaat goed zolang dezelfde persoon het doet en het rustig is. Zodra een van die twee wegvalt, krijgt de nieuwe medewerker een half verhaal.
Een inwerkschema bevat per onderwerp vier dingen: wat er behandeld wordt, wanneer dat gebeurt, wie het doet en waaraan je ziet dat het gelukt is. Verdeel de onderwerpen over vier fases: voor de eerste dag, dag één, week één en de eerste maand. Houd het op één A4 per fase, anders wordt het niet gebruikt.
Download de lege template
Twee pagina's: de vier fases met lege tabellen om in te vullen, en een korte uitleg per kolom. Geen aanmelding nodig, gebruiken en aanpassen mag.
De vier kolommen
Onderwerp
Wat wordt er behandeld. Houd het concreet: 'kassa: bestelling aanslaan en afrekenen', niet 'kassasysteem'.
Wanneer
Dag 1, week 1, week 2 of maand 1. Zonder moment blijft alles op de eerste dag hangen.
Wie
De naam van de collega die het doet. 'Iemand van het team' betekent in de praktijk niemand.
Klaar wanneer
Waaraan zie je dat het gelukt is. Dit wordt het vaakst vergeten, terwijl je zonder dit niet weet of iemand het echt begrepen heeft.
Voorbeeld inwerkschema
Dit voorbeeld werkt voor de meeste uitvoerende functies. Vervang de onderwerpen door wat bij jouw werk hoort en houd de fases aan.
Voor de eerste dag
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Praktische info sturen | 1 week vooraf | Leidinggevende | Bevestiging ontvangen |
| Account, kleding en toegang regelen | 2 dagen vooraf | Leidinggevende | Ligt klaar |
Dag 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Rondleiding en voorstellen | Ochtend | Buddy | Kent de ruimtes en het team |
| Huisregels en veiligheid | Ochtend | Buddy | Kan navertellen wat te doen bij ziekte |
| Eén taak zelfstandig uitvoeren | Middag | Buddy | Heeft de taak alleen afgerond |
Week 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Systemen: kassa of dossier | Dag 2 tot 3 | Buddy | Voert een handeling zelf uit |
| Kerntaken van de functie | Dag 3 tot 5 | Buddy | Draait mee zonder overname |
| Kort evaluatiegesprek | Eind week 1 | Leidinggevende | Gesprek gevoerd, punten genoteerd |
Maand 1
| Onderwerp | Wanneer | Wie | Klaar wanneer |
|---|---|---|---|
| Zelfstandig draaien | Week 2 tot 3 | Buddy op afstand | Werkt een dienst alleen |
| Uitzonderingen en storingen | Week 3 | Leidinggevende | Weet wie te bellen |
| Evaluatie met voorbeelden | Eind maand 1 | Leidinggevende | Afspraken vastgelegd |
Per functie uitgewerkt
Voor de meeste functies staat het schema al ingevuld, inclusief de fouten die in dat werk het vaakst gemaakt worden.
Veelgestelde vragen
Wat is een inwerkschema?
Een inwerkschema is een overzicht van wat een nieuwe medewerker wanneer leert, wie het uitlegt en waaraan je ziet dat het gelukt is. Het verschil met een inwerkprogramma is klein: een schema is meestal het praktische overzicht per week, een programma omvat ook de bredere kennismaking met het bedrijf.
Wat zet je in een inwerkschema?
Per onderwerp vier dingen: wat er behandeld wordt, wanneer dat gebeurt, wie het doet en waaraan je merkt dat het is gelukt. Begin bij de praktische zaken voor de eerste dag en werk toe naar de uitzonderingen die pas na een paar weken aan bod komen.
Hoe lang moet een inwerkschema zijn?
Kort genoeg om echt te gebruiken. Eén A4 per fase werkt in de praktijk beter dan een document van tien pagina's, want dat laatste wordt niet gelezen. Werk je met seizoenskrachten, maak dan een verkorte versie die alleen de eerste week dekt.
Wie stelt het inwerkschema op?
Meestal de leidinggevende, samen met de collega die het inwerken in de praktijk doet. Die laatste weet het beste waar nieuwe mensen op vastlopen, en dat zijn precies de punten die in het schema horen.
Van schema naar iets dat mensen echt doorlopen
Een schema op papier vertelt jou wat er moet gebeuren, maar de nieuwe medewerker leest het meestal niet. Met OnboardAI zet je hetzelfde schema om in een module met uitleg, quiz en video die hij op zijn telefoon doorloopt, en zie je wie wat heeft gedaan.