Onboarding app: wat het is en waar je op let
De meeste bedrijven werken nieuwe mensen in met een map, een rondleiding en iemand die het er tussendoor bij doet. Dat werkt tot je vaker dan een paar keer per jaar iemand aanneemt. Een onboarding app haalt dat werk uit je hoofd en zet het één keer vast.
Een onboarding app is software waarmee je nieuwe medewerkers inwerkt op hun eigen telefoon of computer. Je legt per functie eenmalig vast wat iemand moet weten, de medewerker doorloopt dat zelf, en jij ziet per persoon hoe ver hij is. Het vervangt het rondsturen van pdf-en en het steeds opnieuw mondeling uitleggen.
Wat je ermee doet
Inhoud klaarzetten
Je legt per functie vast wat iemand moet weten: huisregels, systemen, procedures en de dingen die bij jou anders gaan dan elders. Eenmalig werk, daarna gebruik je het bij elke nieuwe medewerker.
Uitnodigen zonder gedoe
Nieuwe medewerkers krijgen een link en beginnen op hun eigen telefoon. Geen installatie, geen wachtwoordherstel op de eerste werkdag, geen laptop die geregeld moet worden.
Controleren of het is blijven hangen
Vragen tussendoor laten zien of iemand het echt heeft begrepen. Dat is het verschil met een pdf mailen: daar weet je alleen dat je hem verstuurd hebt.
Zien wie waar staat
Per medewerker welke onderdelen af zijn en waar iemand blijft hangen. Zo weet je voor de eerste dienst of iemand er klaar voor is, in plaats van het te hopen.
Onboarding app voorbeelden uit vier sectoren
Een onboarding app klinkt abstract tot je ziet wat erin staat. Vier voorbeelden van wat een nieuwe medewerker op zijn telefoon krijgt, en wat de werkgever eraan heeft.
Schoonmaak: de instructie van het pand
Een schoonmaker begint op een object dat hij nog nooit heeft gezien. In de app staat per pand hoe hij binnenkomt, welk alarm er hangt, welke doekkleur bij welke ruimte hoort en wat hij juist niet mag aanraken. Hij doorloopt het thuis, in zijn eigen taal, en de objectleider ziet voor de eerste dienst of het is blijven hangen.
Gids: schoonmaker inwerkenHoreca: de kaart en de kassa
Nieuwe bediening krijgt de kaart met allergenen, het aanslaan van een bestelling en het splitsen van een rekening in korte stappen, met een paar vragen erin. Dat scheelt de ervaren kracht een avond uitleggen op het moment dat het druk is.
Inwerken in de horecaLogistiek: veiligheid die je moet kunnen aantonen
Voor een magazijnmedewerker gaat het om looproutes, persoonlijke beschermingsmiddelen en het verschil tussen een certificaat en een instructie op jouw eigen terrein. De app legt vast wie wat heeft doorlopen, wat je bij een controle of een ongeval nodig hebt.
Gids: magazijnmedewerkerZorg: protocollen en invalkrachten
Bij veel invalkrachten herhaalt dezelfde uitleg zich eindeloos. Protocollen, meldcode en de afspraken op de locatie staan in één module die iedere invaller doorloopt voor de eerste dienst, zodat de vaste medewerkers hun tijd aan het werk besteden.
Inwerken in de zorgWat deze vier gemeen hebben: de inhoud komt uit het bedrijf zelf. Een app die alleen algemene modules over werkhouding en bedrijfscultuur aanbiedt, lost het probleem niet op, want juist de eigen werkwijze is wat een nieuwe medewerker nergens kan opzoeken.
Het verschil met een HR-systeem of een leerplatform
Deze drie worden vaak door elkaar gehaald, ook door leveranciers zelf. Ze lossen iets anders op en sluiten elkaar niet uit.
Onboarding app
Draait om de eerste weken: wat iemand moet leren, in welke volgorde, en of het is blijven hangen. Gericht op de medewerker zelf.
HR-systeem
Draait om de administratie: contracten, verlof, verzuim, salaris. Kent je nieuwe medewerker wel, maar leert hem niets.
Leerplatform of LMS
Draait om opleiden in het algemeen, vaak met een bibliotheek aan bestaande cursussen. Breder, maar zelden toegespitst op hoe het bij jouw bedrijf gaat.
Zes vragen die je stelt voordat je kiest
Wie vult hem?
De meeste apps geven je gereedschap en laten het schrijven aan jou. Dat is precies de stap waarop het bij bedrijven zonder opleidingsafdeling vastloopt. Vraag dus niet alleen wat de app kan, maar wie de inhoud maakt.
Werkt het op een telefoon?
Een kelner, magazijnmedewerker of thuiszorgmedewerker zit niet achter een bureau. Als de app in de praktijk een laptop nodig heeft, wordt hij niet gebruikt.
Ziet het eruit als jouw bedrijf?
Materiaal met het logo van de leverancier erop leest als een algemene cursus. Met je eigen logo, kleuren en toon voelt het als iets van de zaak, en dat scheelt in hoe serieus mensen het nemen.
Wat kost het per maand, echt?
Let op prijzen per medewerker per maand. Bij verloop van tientallen procenten per jaar loopt dat hard op. Kijk of je betaalt voor wat je gebruikt of voor iedereen die ooit in het systeem stond.
Hoeveel tijd kost het opzetten?
Vraag naar de doorlooptijd tot de eerste medewerker er echt doorheen is, niet naar de installatietijd. Een implementatietraject van drie maanden is voor een zaak met tien man geen optie.
Wat gebeurt er met je gegevens?
Je zet er personeelsgegevens in. Kijk waar die staan, hoe lang ze bewaard worden en of er een verwerkersovereenkomst is. Dat is geen formaliteit, dat is de AVG.
Zelf een onboarding app maken
Die vraag komt vaak, en het antwoord hangt af van wat je bedoelt. Zelf software bouwen is voor vrijwel geen enkel bedrijf verstandig: je bent maanden bezig en daarna houdt het onderhoud nooit op. Wat mensen meestal bedoelen is iets anders, namelijk zelf de inhoud maken in plaats van een kant-en-klare cursus afnemen.
Dat is precies waar het bij de meeste apps op vastloopt. Je krijgt een leeg systeem en de opdracht om je hele inwerkprogramma uit te typen, en dat blijft liggen. Bij OnboardAI beschrijf je in een paar zinnen wat de functie inhoudt en hoe het bij jullie gaat, waarna de AI daar een module van schrijft die jij nakijkt en aanpast. Het schrijfwerk gaat van een avond naar een paar minuten; de inhoudelijke keuzes blijven bij jou. Hoe dat werkt staat op inwerken met AI.
Wanneer je er geen nodig hebt
Werk je twee keer per jaar iemand in, dan kost het opzetten je meer tijd dan het oplevert. Dan is een goede checklist genoeg. Het omslagpunt ligt ruwweg bij tien nieuwe medewerkers per jaar, of eerder als je met wisselende diensten of meerdere vestigingen werkt en de uitleg nu per locatie verschilt.
Veelgestelde vragen
Wat is een onboarding app?
Een onboarding app is software waarmee je nieuwe medewerkers inwerkt op hun eigen telefoon of computer. Je legt per functie eenmalig vast wat iemand moet weten, de medewerker doorloopt dat zelf, en jij ziet wie waar staat. Het vervangt het rondsturen van pdf-en en het steeds opnieuw mondeling uitleggen.
Wat is het verschil tussen een onboarding app en een HR-systeem?
Een HR-systeem regelt de administratie: contract, verlof, verzuim en salaris. Een onboarding app regelt het leren: wat iemand in de eerste weken moet kunnen en of dat gelukt is. Veel bedrijven hebben allebei, want ze doen iets anders.
Kun je zelf een onboarding app maken?
Zelf bouwen kost al snel maanden werk en daarna onderhoud. Wat wel kan is de inhoud zelf maken in bestaande software. Bij OnboardAI beschrijf je de functie in een paar zinnen en schrijft de AI daar een module van, die jij nakijkt en aanpast. Dat scheelt de stap waar het meestal op vastloopt.
Wat kost een onboarding app?
De meeste aanbieders rekenen per medewerker per maand, waarbij de prijs hard oploopt zodra je veel verloop hebt. OnboardAI werkt met een abonnement vanaf 39 euro per maand plus credits per module, dus je betaalt voor wat je maakt en niet voor iedereen die ooit in het systeem stond.
Werkt een onboarding app ook voor een klein bedrijf?
Juist wel, mits het opzetten weinig tijd kost. Een zaak met tien man heeft geen opleidingsafdeling en geen implementatietraject van drie maanden. De vraag is dus niet of de software groot genoeg is, maar of je er binnen een middag mee kunt beginnen.
Heeft de medewerker een app op zijn telefoon nodig?
Bij OnboardAI niet. Iemand krijgt een link en opent die in zijn browser. Dat scheelt gedoe met installeren en inloggen op de eerste werkdag, precies het moment waarop dat het meest stoort.
Wat zijn goede voorbeelden van een onboarding app?
Hierboven staan er vier, uit de schoonmaak, de horeca, de logistiek en de zorg. Het patroon is steeds hetzelfde: de eigen werkwijze van het bedrijf staat erin, de medewerker doorloopt het voor zijn eerste dienst, en de werkgever ziet wie wat heeft gedaan. Een voorbeeld dat alleen uit algemene lesjes bestaat, zegt weinig over wat je er in je eigen zaak aan hebt.
Is een onboardingsapp hetzelfde als inwerksoftware?
Ja, het zijn dezelfde dingen met een andere naam. Onboarding app, onboardingsapp, inwerksoftware en inwerkprogramma-software worden door elkaar gebruikt. Het Nederlandse woord inwerken en het Engelse onboarding dekken dezelfde lading; welke term je gebruikt zegt meer over je sector dan over het product.
Hoe lang duurt het voor zo'n app bij ons draait?
Dat hangt niet af van de software maar van de inhoud. Het aanmaken van een account is een kwestie van minuten; de eerste module vullen kost normaal gesproken een paar uur, omdat je moet opschrijven hoe het werk bij jullie precies gaat. Bij OnboardAI schrijft de AI die eerste versie, waarna jij hem nakijkt. Dat is meestal het verschil tussen een middag en twee weken.
Zelf bekijken hoe het eruitziet
De snelste manier om te beoordelen of dit bij je past, is een voorbeeldmodule doorlopen zoals een nieuwe medewerker hem krijgt. Daarna weet je binnen vijf minuten of het werkt voor jouw zaak.
Verder lezen: onboarding software vergelijken, het stappenplan voor personeel inwerken of wat slecht inwerken kost.