Gastheer inwerken: ontvangst, reserveringen en de zaal
De gastheer is het eerste wat een gast ziet en het laatste waar hij afscheid van neemt. Precies daarom is het een functie waarin fouten direct zichtbaar zijn: een verkeerd ingedeelde zaal of een gemiste reservering merkt iedereen.
Een gastheer of gastvrouw werk je in op de ontvangst, het reserveringssysteem, de tafelindeling en het opvangen van wachttijd of klachten. Begin met meelopen tijdens de ontvangst, laat hem in week één zelf reserveringen verwerken en na een maand zelfstandig de zaalindeling maken tijdens een drukke dienst.
Het inwerkschema
Dag 1: ontvangst en de zaal
- De zaalindeling: welke tafels zijn er, hoeveel personen per tafel, welke plekken zijn geliefd en welke niet.
- Ontvangst: hoe begroeten jullie, wat vraag je, hoe breng je iemand naar de tafel.
- Jas, garderobe, kinderstoel, rolstoeltoegankelijkheid: de praktische dingen die je pas mist als een gast erom vraagt.
- Meelopen tijdens het ontvangstmoment aan het begin van een dienst.
Week 1: reserveringen en verdeling
- Het reserveringssysteem: nieuwe reservering, wijzigen, no-show, groepen, en hoe telefonisch geboekte tafels erin komen.
- Tafels verdelen over de diensten zodat de keuken en bediening het aankunnen, niet alles tegelijk.
- Omgaan met wachttijd: wat zeg je als het vol is, waar laat je mensen wachten, wanneer bied je iets aan.
- Samenwerken met de bediening: doorgeven wie waar zit en wat er speelt aan een tafel.
Maand 1: overzicht houden bij drukte
- Zelfstandig de zaal indelen tijdens een volle dienst.
- Klachten opvangen bij binnenkomst en afscheid, en weten wanneer je de leidinggevende erbij haalt.
- Bijzondere gelegenheden: verjaardagen, groepen, arrangementen, wat regelen jullie standaard.
- Evaluatie: welke diensten liepen soepel, waar ontstond opstopping bij de deur.
Fouten die je makkelijk voorkomt
Alleen de begroeting uitleggen
Ontvangen is het makkelijke deel. Het echte werk is de indeling en de timing, zodat de keuken niet alles tegelijk krijgt. Besteed daar de meeste inwerktijd aan.
Het reserveringssysteem laten uitzoeken
Zelf uitzoeken betekent een keer een dubbele boeking of een verdwenen groep. Loop het systeem één keer volledig door en laat hem alle handelingen zelf doen.
Niets afspreken over volle zaal
Wat zeg je tegen iemand die zonder reservering voor de deur staat op zaterdag? Spreek dat af, anders verzint iedereen iets anders en beloven mensen tafels die er niet zijn.
Veelgestelde vragen
Wat doet een gastheer precies?
Een gastheer ontvangt gasten, verdeelt ze over de tafels, beheert de reserveringen en zorgt dat de zaal in balans blijft met wat de keuken en bediening aankunnen. Bij vertrek vraagt hij hoe het was en vangt hij eventuele klachten op.
Hoe lang duurt het inwerken van een gastheer?
De ontvangst zelf leert iemand in een paar diensten. Zelfstandig een volle zaal indelen zonder opstoppingen bij de keuken duurt meestal drie tot zes weken, want daarvoor moet hij het ritme van jullie zaak kennen.
Wat is het verschil tussen een gastheer en een kelner?
De gastheer richt zich op ontvangst, reserveringen en de indeling van de zaal. De kelner bedient de tafels: opnemen, uitserveren en afrekenen. In kleinere zaken doet dezelfde persoon beide rollen.
Eén keer vastleggen, daarna hergebruiken
Als dit schema eenmaal vastligt, hoef je het niet elke keer opnieuw uit te leggen. Met OnboardAI beschrijf je hoe het bij jullie werkt en krijg je een module met uitleg, quiz en video in je eigen huisstijl, die nieuwe mensen op hun telefoon doorlopen.
Andere functies inwerken
Terug naar het algemene stappenplan voor personeel inwerken.