Preboarding app: wat je regelt tussen tekenen en de eerste werkdag
Tussen de handtekening en de eerste dienst zitten vaak vier tot acht weken waarin niemand iets van je hoort. De oude baan loopt door, andere werkgevers bellen nog, en jij hoopt dat het goed komt. Preboarding is het invullen van precies die periode.
Preboarding is alles wat er gebeurt tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Een preboarding app zet die periode vast: de nieuwe medewerker krijgt een link, regelt zijn papieren, ziet waar hij moet zijn en leert de basis van het werk alvast, en jij ziet wie dat heeft gedaan voordat de eerste dienst begint.
Preboarding of onboarding?
De twee worden door elkaar gebruikt, maar het verschil is simpel: preboarding loopt van de handtekening tot de eerste werkdag, onboarding begint op die eerste werkdag en loopt door tot iemand zelfstandig draait. Preboarding gaat over voorbereiden en contact houden, onboarding over leren en inwerken. Je hebt er geen twee systemen voor nodig; het is dezelfde module op een ander moment verstuurd. Wat erna komt staat in het stappenplan voor personeel inwerken.
Wat er in een preboarding app staat
Het praktische
Waar en hoe laat iemand zich meldt, bij wie, wat hij meeneemt en wat hij aan moet. Dit zijn de vragen die anders op de avond ervoor per WhatsApp binnenkomen.
De papieren
Identiteitsbewijs, bankgegevens, loonheffingskorting en eventuele certificaten. Als dit vooraf binnen is, kan iemand op dag één gewoon beginnen in plaats van kopiëren bij de printer.
Toegang en accounts
Werkmail, roosterapp, kassa of sleutel. Precies het stuk dat volgens de cijfers hieronder het vaakst misgaat, en het is het makkelijkst op te lossen door het twee dagen eerder te doen.
De huisregels
Hoe je je ziek meldt, hoe pauzes lopen, wat wel en niet mag op de werkvloer. Korte stukken met een controlevraag erachter, zodat je weet dat het gelezen is.
De basis van het werk
Het deel van de uitleg dat niemand hoeft te geven terwijl het druk is: de kaart, het object, de protocollen, de veiligheidsregels. Dat scheelt een ervaren kracht een halve dag meelopen.
Een gezicht en een verwachting
Wie je leidinggevende is, wie er die dag nog meer werkt en wat je in de eerste week gaat doen. Dit is het onderdeel dat de meeste bedrijven overslaan, terwijl het de twijfel wegneemt die juist in die stille weken ontstaat.
Een tijdlijn van tekenen tot de eerste dienst
Dit is het schema dat in de praktijk werkt bij bedrijven met veel verloop. Vijf momenten, elk met één ding dat je vraagt of vertelt.
Direct na het tekenen
Uitnodiging met de link. Niet een map met 40 pagina's, maar het eerste korte blokje: welkom, wie is wie, en wat er de komende weken gebeurt. Hier ben je nog vers in het hoofd van de nieuwe medewerker.
Twee weken voor de start
Papieren en gegevens. Op dit moment vraag je de identiteitsgegevens, de bankgegevens en eventuele certificaten op, zodat de administratie niet op de eerste dag hoeft.
Een week voor de start
De inhoud. Huisregels, veiligheid en de basis van de functie, in korte stukken met controlevragen. Dit is het deel dat je anders mondeling herhaalt bij iedere nieuwe kracht.
Twee dagen voor de start
Praktische bevestiging plus de accounts en toegang klaarzetten. Tijd, plaats, contactpersoon, en in het systeem controleren wie de module heeft afgerond en wie niet. Dat laatste is het signaal om even te bellen.
De eerste werkdag
De dag gaat over het echte werk en over mensen, niet over uitleggen waar de kantine is. Wat vooraf is doorgenomen, herhaal je kort in de praktijk in plaats van vanaf nul.
Wat de cijfers zeggen
Over onboarding circuleren veel percentages zonder bron. Hieronder staat wat er wel gemeten is, met bron en jaartal erbij.
19%
Van de medewerkers kon op de eerste werkdag niet of nauwelijks iets doen, omdat de digitale middelen nog niet werkten.
Bron: TOPdesk, benchmark onder ruim 1.000 respondenten, 2022
46%
Van de organisaties laat het inwerken volledig aan een of meer collega's over, zonder digitaal programma. Dat speelt vooral bij kleinere organisaties.
Bron: TOPdesk, benchmark onder ruim 1.000 respondenten, 2022
7,3%
Van de werknemers die korter dan een jaar in dienst zijn wisselt per kwartaal van baan, tegen 3,8 procent gemiddeld. Het eerste jaar is dus de periode waarin je mensen kwijtraakt.
Bron: CBS, tweede kwartaal 2025
39%
Van de vertrekkers in zorg en welzijn was korter dan twee jaar bij die werkgever in dienst.
Bron: RegioPlus, landelijk uitstroomonderzoek zorg en welzijn
De eerste twee cijfers gaan over de dag zelf en zijn met preboarding grotendeels op te lossen: accounts en toegang regel je twee dagen eerder, en het programma dat volgens dat onderzoek bij bijna de helft van de organisaties ontbreekt is precies wat je hier vastlegt. De laatste twee laten zien waarom het de moeite is: vertrek zit vooral in het eerste jaar. Meer Nederlandse cijfers met bron staan op cijfers over inwerken.
Waar preboarding misgaat
Alles in één keer sturen
Een mail met zeven bijlagen op de dag van tekenen wordt niet gelezen. Verdeel het over een paar momenten, met per moment één ding dat je vraagt.
Alleen papierwerk
Als preboarding bij jou neerkomt op het opsturen van formulieren, voelt het als administratie en niet als welkom. De inhoud van het werk hoort er ook in, al is het maar tien minuten.
Niet controleren of het gelezen is
Zonder controlevragen of voortgang weet je alleen dat je iets verstuurd hebt. Met een paar vragen erin weet je of iemand het ook begrepen heeft, en dat verandert hoe je de eerste dienst inricht.
Verplichte taken zonder afspraak
Preboarding valt vóór de startdatum, dus vóór het dienstverband. Houd het vrijblijvend of maak een afspraak over de tijd, want werk dat je verplicht stelt kan als werktijd gelden. Houd het kort, dan speelt die discussie niet.
Wanneer je hier geen app voor nodig hebt
Neem je twee of drie keer per jaar iemand aan, dan is een vaste mail met een checklist genoeg; het opzetten kost je dan meer tijd dan het oplevert. Het omslagpunt ligt ruwweg bij tien nieuwe mensen per jaar, of eerder als je met wisselende diensten, meerdere locaties of uitzendkrachten werkt. Vanaf dat punt is het steeds hetzelfde werk dat je opnieuw doet, en dat is precies wat je één keer wilt vastleggen.
Veelgestelde vragen
Wat is preboarding?
Preboarding is alles wat er gebeurt tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag: papieren regelen, toegang klaarzetten, huisregels doornemen en de basis van het werk alvast uitleggen. Onboarding begint daarna, op de eerste werkdag zelf.
Wat is het verschil tussen preboarding en onboarding?
Het verschil is het moment. Preboarding loopt van de handtekening tot de eerste werkdag en gaat vooral over voorbereiden en contact houden. Onboarding begint op de eerste werkdag en loopt door tot iemand zelfstandig werkt, meestal de eerste weken tot maanden. Dezelfde app kan allebei doen, maar de inhoud verschilt.
Wat is een preboarding app?
Een preboarding app is software waarmee je de periode tussen tekenen en starten vastlegt. De nieuwe medewerker krijgt een link, doorloopt op zijn eigen telefoon korte onderdelen met vragen erin, en de werkgever ziet per persoon wat er af is. Daarmee vervang je losse mails, pdf-en en WhatsApp-berichten door één plek.
Wat stuur je een nieuwe medewerker voor de eerste werkdag?
Praktische informatie (tijd, plaats, contactpersoon, kleding), de administratie die vooraf moet (identiteitsgegevens, bankgegevens, certificaten), de huisregels en een korte introductie op het werk zelf. Verspreid het over een paar momenten in plaats van één grote mail, en vraag per moment één ding.
Mag je iemand laten werken voor de eerste werkdag?
Preboarding valt voor de ingangsdatum van het contract. Informeren en kennismaken mag, maar taken die je verplicht stelt kunnen als werktijd gelden. Houd het daarom kort en vrijblijvend, of maak een afspraak over het betalen van die tijd. Bij twijfel is het verstandig dit met je arbeidsjurist of boekhouder af te stemmen.
Heb je een aparte preboarding app nodig naast een onboarding app?
Nee. Preboarding is een fase, geen apart product. De meeste bedrijven gebruiken dezelfde module en zetten alleen het moment anders: de uitnodiging gaat na het tekenen in plaats van op de eerste dag. Een losse preboarding-tool naast je onboarding-tool levert vooral twee systemen op die hetzelfde doen.
Wat kost een preboarding app?
Veel aanbieders rekenen per medewerker per maand, wat bij veel verloop hard oploopt. Bij OnboardAI werkt het met een abonnement vanaf 39 euro per maand plus credits per module, dus je betaalt voor de modules die je maakt en niet per persoon die ooit in het systeem stond.
Werkt preboarding ook bij uitzendkrachten en oproepkrachten?
Juist daar levert het het meeste op, omdat die groep het vaakst wisselt en de uitleg dus het vaakst opnieuw moet. De inhoud is dezelfde; het verschil is dat je hem vaker gebruikt. Bij een uitzendbureau wil de inlener bovendien kunnen aantonen dat de veiligheidsinformatie is gegeven, en een module legt dat vast.
Hoe dit er bij jou uitziet
Je beschrijft in een paar zinnen welke functie het is en hoe het werk bij jullie gaat. OnboardAI maakt daar een module van die de nieuwe medewerker op zijn telefoon doorloopt, in zijn eigen taal, met controlevragen erin. Jij ziet wie het af heeft voordat de eerste dienst begint.