Wat kost het inwerken van een nieuwe medewerker?
Inwerken staat op geen enkele factuur, en daarom wordt er zelden op gestuurd. De kosten zitten in uren van mensen die ondertussen hun eigen werk laten liggen, en in fouten die pas later opduiken.
De kosten van inwerken bestaan uit begeleidingsuren, lagere productiviteit in de eerste weken, herstelde fouten en de werving zelf. Bij ongeveer 12 uur begeleiding kom je voor een uitvoerende functie al snel op 500 tot 1.500 euro per nieuwe medewerker. Vertrekt iemand kort daarna, dan begint die rekening opnieuw.
Waar de kosten zitten
Uitleg door een ervaren collega
De grootste post. Reken op 8 tot 16 uur verspreid over de eerste weken, waarin twee mensen het werk van één doen.
Lagere productiviteit in de inleerperiode
De eerste weken draait iemand niet op vol tempo. In uitvoerende functies is dat vaak 30 tot 50 procent minder in week één.
Fouten die hersteld moeten worden
Een verkeerd gepickte order, een fout aangeslagen rekening of een gemiste afspraak in het zorgplan kost verderop meer tijd dan het inwerken zelf.
Werving en selectie
Advertenties, gesprekken en soms een uitzendtarief. Deze kosten maak je opnieuw bij elke vervanging.
Administratie en toegang
Contract, accounts, kleding, sleutels of pas. Klein bedrag per persoon, maar bij veel verloop telt het op.
Een rekenvoorbeeld
Neem een restaurant dat per jaar acht nieuwe mensen inwerkt. Per persoon gaat er ongeveer twaalf uur begeleiding in, tegen zo'n 30 euro per uur inclusief werkgeverslasten.
| Begeleiding per medewerker | 12 uur × €30 = €360 |
| Acht nieuwe medewerkers per jaar | €2.880 aan begeleidingsuren |
| Productiviteitsverlies eerste weken (indicatie) | €400 tot €900 per persoon |
Dit is een rekenvoorbeeld met ronde getallen, geen onderzoek. Vul je eigen uurloon en aantallen in en je hebt binnen een minuut je eigen bedrag.
Rekentool: wat kost inwerken jou per jaar?
Reken het door voor je eigen bedrijf
Vul je eigen aantallen in. De uitkomst is een schatting op basis van wat je invult, geen exacte berekening.
Iedereen die je inwerkt, ook oproepkrachten en vakantiekrachten.
De tijd die een ervaren collega kwijt is in de eerste weken.
Inclusief werkgeverslasten. Voor uitvoerende functies vaak 28 tot 35 euro.
Landelijk gemiddeld ongeveer 10 procent, in de horeca eerder 25 procent.
Werving, opnieuw inwerken en productiviteitsverlies samen. ABN AMRO rekent voor de horeca met 15.000 tot 30.000 euro per fulltime kracht.
- Begeleidingsuren per jaar
- € 2.880
- Vroegtijdig vertrek (2,0 mensen)
- € 10.000
- Totaal per jaar
- € 12.880
Legt je de uitleg die elke keer hetzelfde is één keer vast, dan gaat er in de praktijk ongeveer een derde van de begeleidingsuren af. Dat scheelt zo'n € 960 per jaar, nog los van wat een lager verloop oplevert.
De grotere rekening: verloop
Inwerken kost geld, maar opnieuw moeten inwerken kost veel meer. ABN AMRO becijferde dat het personeelsverloop in de horeca rond de 40 procent per jaar ligt en de sector jaarlijks ongeveer 1,4 miljard euro kost. Per bedrijf komt dat neer op tienduizenden euro's, met ruwweg 30.000 euro voor het vervangen van een kok en 15.000 euro voor een bedieningsmedewerker. Meer Nederlandse cijfers met bronvermelding staan op de pagina cijfers over inwerken en personeelsverloop.
Daar zit ook de reden om inwerken serieus te nemen. Een medewerker die de eerste weken het gevoel heeft dat hij ertoe doet en weet wat er van hem verwacht wordt, blijft langer. Dat scheelt niet een paar honderd euro aan uitleg, maar de volledige vervangingskosten.
Veelgestelde vragen
Wat kost het inwerken van een nieuwe medewerker?
De directe kosten zitten vooral in uren van collega's. Bij 12 uur begeleiding tegen ongeveer 30 euro per uur inclusief werkgeverslasten kom je op zo'n 360 euro, plus het productiviteitsverlies van de nieuwe medewerker zelf in de eerste weken. Voor uitvoerende functies ligt het totaal daarmee al snel tussen de 500 en 1.500 euro.
Wat kost het als een medewerker weer vertrekt?
Dan betaal je de werving en het inwerken opnieuw, en verlies je de opgebouwde kennis. In de horeca becijferde ABN AMRO dat het vervangen van een kok rond de 30.000 euro kost en van een bedieningsmedewerker ongeveer 15.000 euro, inclusief werving, inwerken en productiviteitsverlies.
Hoe verlaag je de kosten van inwerken?
Door de uitleg die elke keer hetzelfde is eenmalig vast te leggen, zodat je ervaren mensen alleen nog begeleiden op wat echt praktijk vraagt. En door beter in te werken: medewerkers die een goede start hebben, vertrekken minder snel, en dat scheelt de veel grotere kosten van vervanging.
Hoeveel uur kost inwerken gemiddeld?
Voor uitvoerende functies in horeca, retail en logistiek is 8 tot 16 uur begeleiding gebruikelijk in de eerste weken. In de zorg ligt dat hoger door de meeloopdiensten, vaak 24 uur of meer verspreid over meerdere routes of diensten.
De uitleg één keer vastleggen
Het deel van het inwerken dat elke keer hetzelfde is, hoef je maar één keer te maken. Met OnboardAI zet je die uitleg om in een module met tekst, quiz en video, zodat de uren van je ervaren mensen naar de praktijk gaan in plaats van naar herhaling.
Verder lezen: het stappenplan voor personeel inwerken of een inwerkschema maken.