Receptionist inwerken: telefoon, bezoek en systemen
De receptie is de plek waar alles binnenkomt: telefoon, bezoek, post, pakketten en vragen van collega's. Een nieuwe receptionist moet dus niet alleen zijn eigen taken kennen, maar ook wie binnen de organisatie waarover gaat.
Een receptionist werk je in op drie sporen: de telefoon en hoe je doorverbindt, de ontvangst en registratie van bezoek, en de systemen voor agenda, post en toegang. De eerste week draait om wie waarover gaat in de organisatie, want zonder dat overzicht kan hij niet goed doorverbinden.
Het inwerkschema
Dag 1: het gebouw en de mensen
- Rondleiding: vergaderruimtes, afdelingen, toiletten, koffie, en waar zit wie.
- De organisatie: welke afdelingen zijn er, wie gaat waarover, wie is er leidinggevende.
- Bezoekers ontvangen: aanmelden, badge, wachtruimte, iemand ophalen.
- Meeluisteren met de telefoon voordat hij zelf opneemt.
Week 1: telefoon en systemen
- De telefooncentrale: opnemen, doorverbinden, in de wacht zetten, terugbellen noteren.
- Agenda's en vergaderruimtes reserveren, inclusief de afspraken over wie wat mag boeken.
- Post en pakketten: aannemen, verdelen, verzenden, en wat je doet met aangetekende stukken.
- Toegangspassen en sleutels: uitgeven, innemen, registreren.
Maand 1: zelfstandig en calamiteiten
- Zelfstandig de receptie bemannen, inclusief drukke momenten met bezoek en telefoon tegelijk.
- Calamiteiten: ontruiming, wie waarschuw je, waar is de verzamelplaats, hoe werkt de bezoekerslijst daarbij.
- Vaste terugkerende taken: bestellingen, voorraad kantoorartikelen, meldingen aan de facilitaire dienst.
- Evaluatie: welke vragen kwamen vaak terug en waar had hij informatie gemist.
Fouten die je makkelijk voorkomt
Geen overzicht geven van de organisatie
Zonder te weten wie waarover gaat, kan een receptionist niet goed doorverbinden. Geef een schema met afdelingen, namen en onderwerpen mee in de eerste week.
Direct alleen aan de telefoon zetten
Laat hem eerst een dag meeluisteren. De toon waarop jullie opnemen en doorverbinden is bedrijfscultuur die je niet uit een handleiding leert.
De ontruimingsprocedure overslaan
Bij een ontruiming is de receptie het punt waar de bezoekerslijst vandaan komt. Dat moet uitgelegd zijn voordat het nodig is, niet erna.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het inwerken van een receptionist?
De praktische taken leert iemand in ongeveer een week. Zelfstandig alle telefoontjes goed doorverbinden duurt twee tot vier weken, omdat hij daarvoor moet weten wie binnen de organisatie waarover gaat.
Wat moet een receptionist als eerste weten?
Hoe het gebouw in elkaar zit, wie waarover gaat, en hoe bezoek wordt ontvangen en geregistreerd. De telefoon komt daar direct achteraan, het liefst eerst meeluisteren en daarna zelf opnemen.
Wat hoort er in een inwerkprogramma voor de receptie?
Een organisatieoverzicht met wie waarover gaat, de werkwijze aan de telefoon, de bezoekersregistratie, de systemen voor agenda en post, en de calamiteitenprocedure inclusief de rol van de receptie bij ontruiming.
Eén keer vastleggen, daarna hergebruiken
Als dit schema eenmaal vastligt, hoef je het niet elke keer opnieuw uit te leggen. Met OnboardAI beschrijf je hoe het bij jullie werkt en krijg je een module met uitleg, quiz en video in je eigen huisstijl, die nieuwe mensen op hun telefoon doorlopen.
Andere functies inwerken
Terug naar het algemene stappenplan voor personeel inwerken.